Comptes corporatifs
Comptes Type A — contacts, prix négociés, facturation mensuelle.
Le modèle Type A (MVP)
Un compte corporatif centralisé :
- Un seul compte, un seul login.
- Deux contacts : un responsable (commandes et notifications) et un contact comptabilité (facturation). Chaque rôle n'a qu'un seul titulaire. Quand le compte client d'un contact est fermé (droit à l'oubli), son rôle se libère aussitôt : on peut lier un autre client à sa place.
- Toutes les commandes regroupées sous ce compte.
- Facture mensuelle consolidée.
Le Type B (employés commandant chacun sous un code entreprise) est prévu en phase 2.
Les comptes se consultent dans l'écran Clients, vue Corporatifs — réservée au Super Admin, comme la création d'un compte (Nouveau compte, à côté de la recherche). La recherche porte sur la raison sociale et le courriel de facturation.
Ce que porte un compte
| Champ | Usage |
|---|---|
| Raison sociale | Imprimée sur les factures |
| Numéros de TPS / TVQ | Imprimés sur les factures |
| Conditions de paiement | Délai en jours (net 30 par défaut) |
| Remise par défaut | Pourcentage appliqué automatiquement à chaque commande |
| Courriel de facturation | Destinataire des factures |
Prix négociés
Un compte peut avoir des prix négociés par article. Ils remplacent le prix catalogue au moment de la commande, avant toute autre remise.
La remise par défaut du compte s'applique par-dessus le prix négocié.
Le taux de remise est gelé sur chaque commande au moment où elle est créée. Une renégociation ne s'applique qu'aux commandes suivantes.
Payer une commande
La remise suit le client, quel que soit son moyen de paiement.
Au comptoir, Facture au compte est cochée d'avance, et les autres moyens restent offerts : lecteur, comptant, carte au dossier, à la remise, paiement à la livraison.
| Le client choisit… | La commande | L'outil de facture |
|---|---|---|
| Facture au compte | Rien à encaisser au comptoir ni à la porte | Elle y remonte une fois complétée |
| Un autre moyen | Elle s'encaisse et se débite comme toute commande | Elle n'y remonte pas, sauf si elle reste impayée |
Une collecte récurrente part d'elle-même sur la facture du compte, comme une commande dont un article reste sur devis et où rien n'est à encaisser au dépôt.
Reprendre les commandes impayées
Une commande garde le compte qu'elle avait à sa création. Quand on lie un client à un compte, ses commandes impayées déjà passées restent donc hors du compte, à moins de les reprendre.
Lier à un compte corporatif les propose, et Modifier le rattachement aussi, pour un client déjà lié. Elles sont cochées d'avance, chacune avec son total actuel et celui qu'elle aura. On décoche celles qu'on garde hors du compte.
| Proposée | Jamais proposée |
|---|---|
| Impayée, quel que soit son statut, Complétée comprise | Annulée |
| Prix encore à confirmer (mesure, devis) | Déjà facturée |
| Déjà encaissée, en tout ou en partie | |
| Dans une tournée : retirer d'abord l'arrêt |
Une commande reprise :
- passe sur le compte et prend sa remise, sur les prix qu'elle avait déjà ;
- abandonne son ancien moyen de paiement. Une carte en attente de débit ne sera pas débitée ;
- montre le nouveau total sur son reçu et dans son historique ;
- envoie au client l'avis de modification si le total change. Aucun accord n'est demandé : le total ne peut que baisser.
Si un paiement est en cours dans l'application au même moment, la commande n'est pas reprise, et un message le dit. Le lien, lui, est bien posé. Rouvrir Modifier le rattachement pour réessayer.
Réservé à l'Admin et au Super Admin, comme la liaison.
Pas d'abonnement
Un compte corporatif n'a pas de plan Flex / Plus / Max. Il est facturé à la commande, aux conditions négociées.
Les commandes sont acceptées en magasin et en ligne.
Facturation
La facturation est manuelle — aucune génération automatique.
Seules entrent dans une facture les commandes qui appartiennent au compte, sont terminées, pas déjà facturées et impayées. Tout encaissement les exclut, même partiel : une commande rattachée payée par carte n'y remonte pas, ni celle que les crédits couvrent en entier. Un autre moyen resté ouvert s'éteint à l'émission.
Facturer un client qui n'a aucun compte corporatif n'existe pas : créer un compte à son nom.
Dans la liste des factures, chaque ligne offre, dans l'ordre : Voir (le PDF dans une fenêtre), Imprimer (le PDF dans un nouvel onglet), Envoyer, et Marquer payée tant qu'elle ne l'est pas. Le numéro de la facture ouvre sa fiche.
Statuts d'une facture
| Statut | Sens |
|---|---|
| Émise | Envoyée, en attente de règlement |
| En retard | Échéance dépassée — posé automatiquement |
| Payée | Réglée |
| Annulée | Annulée (impossible sur une facture payée) |
L'échéance est calculée à partir des conditions de paiement du compte.
Une vérification quotidienne bascule les factures échues en En retard et relance le contact comptabilité.
Droits
| Action | Rôle |
|---|---|
| Consulter les factures | Employé POS |
| Créer, émettre, envoyer, marquer payée | Admin |
| Lier un client, reprendre ses commandes | Admin |
| Annuler une facture | Super Admin |
| Créer un compte, éditer contacts et prix négociés | Super Admin |
L'identité de l'entreprise imprimée sur les factures (adresse, téléphone, modalités de règlement) se configure dans Paramètres → Finances.