Fiche client
Ce que contient un dossier client et qui peut le modifier.
Recherche et création
Recherche par nom, téléphone, courriel ou numéro de commande, depuis la barre supérieure ou l'écran Clients.
Un client peut être créé directement au comptoir, pendant une commande : quand la recherche ne trouve personne, Créer un nouveau client ouvre la page Nouveau client, préremplie avec ce qui a été tapé.
| Ce qui a été tapé | Préremplit |
|---|---|
| Un texte avec « @ » | Le courriel |
| 10 chiffres ou plus | Le téléphone |
| Moins de 10 chiffres, sans lettre | Rien |
| Autre chose | Le prénom (premier mot) et le nom (le reste) |
La page demande les coordonnées, la langue, les notifications de commande (SMS et courriel, SMS seul ou courriel seul), les consentements marketing et une note sur le dossier. Le code de parrainage, lui, se saisit sur la première commande (voir Parrainage). La case Ajouter une adresse de livraison ouvre la section Livraison : adresse, code postal, ville (Montréal par défaut) et instructions de livraison. La zone de livraison s'affiche dès que l'adresse est complète : en vert pour la zone régulière, en orange pour la longue distance, en rouge hors zone.
Créer et continuer crée le client, puis son adresse, qui devient son adresse par défaut et est déjà choisie à l'étape du récapitulatif. Si l'adresse est refusée, le client est quand même créé : corriger l'adresse et réessayer, ou Continuer sans adresse.
Le téléphone est unique dans le système. Deux membres d'une même famille ne peuvent pas
partager un numéro. Le format est normalisé en international (+1…) : dix chiffres saisis sans
indicatif sont considérés nord-américains.
L'écran Clients
L'écran a trois vues, choisies par les pastilles sous le titre. Chaque pastille affiche le nombre total de fiches de sa vue.
| Vue | Contenu | Rôle minimum |
|---|---|---|
| Tous les clients | Le fichier client complet | Employé POS |
| Abonnés | Les abonnements et leur état — voir Abonnements | Superviseur |
| Corporatifs | Les comptes Type A — voir Comptes corporatifs | Super Admin |
Une vue que le rôle ne permet pas n'apparaît pas.
Tout le personnel voit l'intégralité des clients, quel que soit son magasin. Le sélecteur Magasin actif ne filtre pas cette liste — il sert seulement à savoir à quelle boutique rattacher un client créé depuis cet écran. Le livreur, lui, n'y a pas accès.
Le canal d'un client
Chaque client porte un canal : la colonne l'affiche, et le filtre en haut de la liste permet de s'y limiter.
| Le client a commandé… | Son canal |
|---|---|
| Toujours dans la même boutique | Cette boutique |
| Toujours en ligne | En ligne |
| Dans deux boutiques différentes | Mixte |
| En boutique et en ligne | Mixte |
| Jamais | Le canal par lequel il a été inscrit |
Un client appartient au canal qu'il a utilisé en premier, et il passe Mixte dès qu'il en utilise un autre. Une commande annulée ne compte pas.
Deux boutiques différentes font deux canaux. Un client déposé au Plateau puis à Rosemont devient Mixte : il ne ressort donc plus ni du filtre « Plateau », ni du filtre « Rosemont ». Pour retrouver tous ceux qui sont passés par une boutique, quel que soit leur canal, utilisez la recherche ou la liste des commandes.
Les quatre onglets
| Onglet | Contenu |
|---|---|
| Profil | Coordonnées, adresses, préférences, abonnement, crédits, cartes au dossier |
| Commandes | Historique complet, avec statuts et montants |
| Messagerie | Tous les fils de conversation du client, fusionnés |
| Statistiques | Volume, panier moyen, ancienneté |
Onglet Profil
Chaque carte a un seul contrôle, en haut à droite :
| La carte a… | Contrôle |
|---|---|
| Une action de modification | Le crayon |
| Une seule action d'ajout | Un bouton qui la nomme — Ajouter une adresse, Souscrire, Enregistrer une carte |
| Plusieurs actions | Le menu … |
Ce qui ne concerne qu'une ligne — une adresse, une carte bancaire — reste sur sa ligne, sous son propre ….
Informations personnelles — nom, téléphone, courriel, langue de communication (français ou anglais).
Adresses — plusieurs adresses par client. Chacune porte :
- Un type : Maison, Bureau ou Autre. Une adresse « Autre » porte un nom libre (« Chalet », « Chez maman »). Le type s'affiche dans la langue de chacun ; le nom libre, tel qu'il a été saisi.
- Un code d'accès et une note permanente pour le livreur.
- Sa zone de livraison, déduite automatiquement et affichée sur l'adresse — sur la fiche, dans le tunnel de commande et au moment de programmer une collecte récurrente. Une adresse qui n'est desservie par aucune zone porte la mention Adresse hors zone de livraison, en rouge : elle ne peut être ni collectée ni livrée. Le client peut l'enregistrer dans l'app : elle y porte le badge Hors zone, et la commande la refuse en lui proposant d'en changer. L'app ne la propose ni pour une collecte récurrente ni pour le retour d'une réclamation ; une adresse « à confirmer » non plus.
Préférences de nettoyage permanentes — parfum du détergent, cycle de lavage, type de cintre : un choix par groupe. La carte affiche chaque groupe avec son choix (« Parfum : Lavande »), ou « Aucune préférence ». Elles valent pour toutes les commandes du client : l'écran d'inspection les affiche et le bordereau d'atelier les imprime — voir Inspection.
Collectes récurrentes — les séries programmées du client, une par ligne : fréquence, durée, jours et plages de collecte et de livraison, rappel par SMS. Un client a jusqu'à trois séries. Voir Collectes récurrentes.
Abonnement — plan en cours, date de renouvellement, actions (souscrire, changer, annuler).
Crédits — solde et historique. Voir Crédits.
Carte de crédit — voir ci-dessous.
Compte corporatif — rattachement à un compte Type A, s'il y a lieu. Lier le client propose de reprendre ses commandes impayées : voir Comptes corporatifs.
Parrainage — code personnel, compteurs Inscrits, En attente et Crédités, et filleuls. Le code, formé du prénom et d'un nombre, est attribué à la création du compte. Il ne change pas si le nom change.
Préférences de communication — notifications de commande, canal de contact préféré et consentements marketing.
Préférences de communication
| Réglage | Ce qu'il change |
|---|---|
| Notifications de commande — cases Courriel et SMS | Les canaux par lesquels le client reçoit les avis sur ses commandes. Ce sont les mêmes cases que dans son application : un changement au comptoir se voit dans l'app, et l'inverse. Au moins une case reste cochée |
| Canal de contact préféré | Le canal proposé en premier quand on écrit au client depuis la messagerie. Il ne change pas les notifications |
| Communications marketing | Les consentements, voir plus bas |
À la création du client, au comptoir, les notifications de commande se choisissent dans un menu — SMS et courriel (par défaut), SMS ou Courriel — et le canal de contact préféré n'est pas demandé : c'est le SMS. Il se change ensuite sur la fiche. Les choix « quand notifier » (par exemple les demandes de pourboire) appartiennent au client, dans son application : le comptoir ne les modifie pas.
Cartes au dossier
La fiche liste toutes les cartes que le client a acceptées de laisser chez Jacob — celle enregistrée au comptoir et celle ajoutée depuis son application apparaissent toutes les deux. Une carte donnée pour une seule commande ou pour un abonnement n'apparaît pas ici : voir Paiement.
Chaque carte porte sa marque, ses quatre derniers chiffres et sa date d'expiration. Le numéro complet n'existe nulle part chez Jacob. La carte prélevée par défaut porte le badge Par défaut — le comptoir l'affiche mais ne le change pas : ce choix appartient au client, depuis son application. Une carte désignée par défaut y prend aussi l'abonnement en cours, s'il y en a un.
| Geste | Effet |
|---|---|
| Enregistrer une carte | Le client présente sa carte au lecteur. La case d'accord est obligatoire — c'est l'objet du geste. La carte ne devient pas celle de l'abonnement, et ne devient la carte par défaut que si le client n'en a pas |
| Remplacer | Même chose, et l'ancienne carte est retirée. La nouvelle prend sa place : carte par défaut et abonnement compris, si c'étaient les siens |
| Retirer | La carte est détachée définitivement. Le client devra la présenter à nouveau |
Une carte de débit Interac ne peut pas être enregistrée — le réseau ne le permet pas. Demander une carte de crédit, ou une carte de débit portant aussi un logo Visa ou Mastercard.
Deux retraits refusés, et ce qu'il faut faire :
| Message | Quoi faire |
|---|---|
| C'est la carte sur laquelle l'abonnement est prélevé | Utiliser Remplacer |
| Cette carte règle une commande dont le paiement n'est pas conclu | Attendre que la commande soit payée |
Le client reçoit un courriel de confirmation quand sa carte est enregistrée au comptoir.
Le client ne peut pas retirer une carte depuis la fenêtre de paiement de son application : il le fait depuis son compte, ou en le demandant au comptoir.
Consentements (Loi 25)
Le consentement marketing est explicite et par canal (courriel, SMS). Il est révocable à tout moment. Aucun message marketing ne part sur un canal sans consentement valide.
Les messages transactionnels (statut de commande, reçu, avis de livraison) ne dépendent pas de ce consentement.
Garder une carte au dossier est un consentement distinct, donné carte par carte. Retirer la carte y met fin.
Droits de modification
| Action | Rôle minimum |
|---|---|
| Créer, modifier un profil, une adresse, une préférence | Employé POS |
| Accorder un crédit ≤ 20 $ | Employé POS |
| Accorder un crédit > 20 $ | Superviseur |
| Appliquer une remise en pourcentage | Superviseur |
| Désactiver un compte | Admin |
| Exporter les données d'un client | Admin |
Droit à l'oubli
Où ça se fait : sur la fiche du client, menu Autres actions → Désactiver le compte. L'entrée n'apparaît qu'aux Admin. Une confirmation rappelle ce que la fermeture emporte.
La suppression est refusée tant qu'une commande du client est en cours — ses vêtements sont encore chez Jacob.
Fermer un compte, à l'instant même :
- met fin à son abonnement, s'il en a un — sans attendre la fin de la période déjà payée ;
- rend toutes ses cartes inutilisables : elles disparaissent de sa fiche, et aucune ne peut plus être débitée — y compris celle d'un paiement resté en attente. Ses coordonnées bancaires sont effacées chez notre fournisseur de paiement.
Les commandes, paiements et factures sont conservés — la comptabilité québécoise impose une rétention de 6 ans. Le dossier personnel cesse d'apparaître dans l'application ; il ne reste accessible qu'aux exports comptables.
Tout accès à des données personnelles est journalisé.
Droit à la portabilité
Un client obtient une copie de ses données de deux façons, avec le même contenu : son profil, ses adresses, ses consentements, ses commandes, ses crédits et ses échanges avec l'équipe.
| Qui | Où |
|---|---|
| Le client lui-même | Application → Compte → Télécharger mes données |
| Admin, à la demande du client | Fiche du client → Autres actions → Exporter les données |
Ce qui n'y figure pas : les notes internes — celles que l'équipe écrit sur le dossier, y compris dans les conversations. Elles sont écrites par le personnel, pour le personnel.
Un compte déjà désactivé ne s'exporte plus : on ne rouvre pas un dossier qu'on a promis d'oublier. L'export est journalisé comme tout accès aux données personnelles.