Paiement et remboursement

Moyens de paiement

Interac ne se choisit pas, il se constate. Le lecteur accepte toute carte ; c'est le profil de la carte présentée qui décide du réseau, et le système enregistre celui réellement emprunté.

Au comptoir, le lecteur accepte les portefeuilles mobiles. Dans l'application, Google Pay n'est proposé que pour régler un solde ou laisser un pourboire — jamais pour payer une commande. Apple Pay n'est pas offert en ligne.

Un client lié à un compte corporatif garde tous les autres moyens : Facture au compte est seulement cochée d'avance. Quel que soit son choix, sa commande reste rattachée au compte et porte sa remise. Voir Comptes corporatifs.

La carte au dossier

Une carte est au dossier quand le client a accepté qu'on la garde pour ses prochains achats. Elle sert alors partout : ses commandes en ligne, ses commandes au comptoir, ses frais de passage manqué, son abonnement.

Ce qui décide, c'est le choix du client — pas le type de transaction. Une carte au dossier peut très bien payer une commande en ligne, et très bien prélever un abonnement ; l'application la propose d'ailleurs en premier. À l'inverse, un client qui présente une carte sans accepter qu'on la garde ne la donne que pour cette transaction-là, qu'il s'agisse d'une commande ou d'un abonnement.

Une carte non gardée ne s'affiche dans aucune liste de choix, ni au comptoir ni dans l'application, et elle se retire toute seule : un passage quotidien détache les cartes non gardées de plus de 24 h dont plus rien n'a besoin — aucune commande en cours, aucun paiement en attente, aucun abonnement — et qui ne sont pas la carte par défaut du client. Le retrait n'est donc jamais immédiat : au plus tôt le lendemain.

L'accord donné de vive voix au comptoir est confirmé par écrit : le client reçoit un courriel nommant la carte, ce qu'elle servira et comment la retirer. Ce courriel part toujours ; le SMS suit les préférences du client.

Le client retire sa carte depuis son compte, ou au comptoir depuis sa fiche — voir Fiche client.

Quand le paiement est prélevé

Seules la commande en ligne et le Paiement à la livraison sont prélevés hors présence : les vêtements sont vérifiés en boutique et le montant peut être ajusté avant le débit. Toute autre commande de comptoir est encaissée devant le client.

Le prélèvement se fait sur la carte choisie pour cette commande — pas sur la carte par défaut. Deux commandes passées avec deux cartes différentes sont donc débitées chacune sur la sienne.

Si le prélèvement échoue, la commande reste Prête à livrer et une alerte remonte à l'administration. Le livreur la voit Non payé, et elle ne se remet pas à la porte tant qu'elle n'est pas réglée.

Quand la carte est refusée, ou qu'aucune carte n'est utilisable, le client reçoit aussi un message, qui part toujours, une seule fois par commande :

Le courriel « prêts à partir » attend le résultat du débit. S'il reste un solde que rien n'a réglé, carte refusée, débit non tenté ou lecteur non conclu, il affiche À régler et ce solde, au lieu de Débité.

Si la banque ne répond pas, l'alerte s'intitule Débit à vérifier : la carte a peut-être été débitée. Vérifier le paiement dans Stripe avant de régulariser au comptoir. Le client, lui, n'est pas prévenu — on ne lui demande pas de payer une carte peut-être déjà débitée.

Paiement à la livraison

Offert à la fenêtre de paiement pour une commande avec livraison créée au comptoir : le paiement est pris une fois nettoyé, via la carte enregistrée. Une option par carte au dossier.

Enregistrer la carte demande l'accord du client, donné de vive voix : la case est obligatoire, et le client en reçoit la confirmation par courriel. La carte devient aussitôt le moyen choisi.

Le courriel de dépôt part tout de suite. Il annonce que rien n'est débité avant que la commande soit prête.

Avant Prête à livrer, le client peut encore payer autrement au comptoir, au comptant ou au lecteur : le débit prévu ne part alors pas. La carte au dossier, elle, attend Prête à livrer : le montant peut encore bouger à l'inspection. Après un refus, le comptoir peut la débiter, ou une autre carte au dossier, quand le client rappelle.

Un prix à confirmer se paie plus tard

Tant qu'un article attend sa mesure, ou qu'un sac « à compter » n'est pas inspecté, le montant n'est pas connu : rien ne s'encaisse.

Le lecteur, le comptant et la carte débitée au comptoir ne sont pas offerts, et le serveur les refuse. Même à 0 $, la fenêtre de paiement demande un choix : c'est lui qui dira comment le prix final sera réglé. Encaisser n'apparaît pas sur la fiche, ni le règlement du solde dans l'application, tant que la mesure manque.

La commande à Paiement à la livraison est débitée à Prête à livrer du montant final.

Encaisser au comptoir

Trois moyens, tous immédiats — on choisit, puis on confirme.

La fenêtre de paiement n'affiche que le montant à encaisser. Les crédits se retirent au récapitulatif, juste derrière (interrupteur des crédits disponibles).

Le montant remis est facultatif, à la création de la commande comme à l'encaissement d'un solde (un client qui paie l'appoint n'a rien à compter). Saisi, il doit couvrir le montant arrondi ; il s'imprime sur le reçu avec la monnaie rendue.

Sous Carte (lecteur), une case décochée : « Le client accepte que Jacob garde sa carte pour ses prochains achats. » Cochée, un seul tap paie et enregistre la carte au dossier. La case se répond avant le tap ; elle repart décochée à chaque client.

Ce qui peut arriver au tap, case cochée :

Dans les deux cas le paiement passe : un débit Interac et un portefeuille mobile ne laissent simplement aucune carte réutilisable — voir Terminaux.

Si la banque refuse la carte au dossier, l'écran affiche « Carte refusée — utilisez le lecteur ou le comptant », avec le code de la banque, et un bouton Encaisser autrement qui ramène au choix du moyen. Inutile de réessayer la même carte.

Deux refus à connaître :

• Commande en ligne — la carte au dossier n'y est pas proposée, et le serveur la refuse. Une commande en ligne est débitée quand elle est prête, sur la carte choisie par le client. Même chose pour un Paiement à la livraison, tant que la commande n'est pas prête.
• Le client a un paiement ouvert dans son application sur la même commande — l'encaissement au comptoir le referme d'abord. Si ce paiement est déjà parti chez la banque, le comptoir refuse : « Demandez-lui de le fermer, puis réessayez. » S'il vient d'aboutir, le montant restant a changé — rafraîchir la fiche.

La fenêtre d'encaissement ne se ferme pas pendant qu'un débit est en cours, ni pendant que le lecteur attend avec la case cochée. Pour en sortir : décocher, ou attendre le tap.

Encaisser au retrait complète la commande

Une commande Arrivée en magasin sur laquelle il reste un solde passe Complétée dès que l'encaissement au comptoir aboutit — comptant, carte ou Interac. Le client repart avec ses vêtements, il n'y a pas de second bouton à cliquer. La fenêtre d'encaissement l'annonce : « Commande complétée — remise au client. »

Une commande encore Prête à livrer, dont le sac n'a pas été scanné au comptoir, se complète de la même façon dès que le dernier dollar est encaissé, à quatre conditions :

• au comptant ou au lecteur. Une carte au dossier se débite sans que le client soit là : la commande reste Prête à livrer ;
• au comptoir de dépôt. Encaissée dans un autre magasin, elle reste Prête à livrer ;
• sans livraison programmée. Une commande à livrer reste disponible pour le livreur ;
• traitée entièrement à ce comptoir. Traitée dans un autre atelier, ou dans deux, elle reste Prête à livrer et payée : le sac doit d'abord être scanné à son arrivée, ce qui prévient le client, puis Compléter la commande la remet.

Le client est devant l'employé : il reçoit seulement « Commande récupérée », pas « prête pour ramassage ». Un encaissement partiel ne complète rien.

Comptant — l'arrondi à 5 ¢

La pièce de 1 ¢ n'est plus émise au Canada. Un encaissement comptant se règle donc au multiple de 5 ¢ le plus proche.

Le système enregistre deux montants distincts : le montant exact imputé à la commande (qui porte les taxes et solde le dû) et l'écart d'arrondi physique (−2 à +2 ¢). L'argent réellement dans le tiroir est la somme des deux.

Un remboursement comptant suit la même règle. La fenêtre de remboursement et l'annulation d'une commande payée comptant affichent l'arrondi et le montant à rendre, qui est aussi celui du bouton.

Un paiement électronique se règle toujours au cent près.

Remboursements

Trois options, au choix du client :

• Sur la carte du client — l'argent repart sur la carte du paiement d'origine. Sur un paiement comptant, cette option devient l'argent de la caisse.
• Argent de la caisse — l'employé rend l'argent comptant.
• Virement Interac — Superviseur, Admin et Super Admin seulement. Le système note le remboursement (montant, date, employé) ; le virement s'envoie depuis la banque de Jacob. Le client est prévenu qu'il est remboursé par virement Interac.

Un crédit n'est pas un remboursement. Il se donne à part : Accorder un crédit depuis la fiche du client, ou la décision Crédit d'un dossier SAV. Chacun suit le seuil d'autorisation des crédits.

Seuil d'autorisation : au-delà de 20 $ (paramétrable), un Superviseur, un Admin ou un Super Admin doit être à l'origine du remboursement. La fenêtre « Rembourser » le dit dès que le montant dépasse le seuil : « Approbation d'un superviseur requise au-delà de 20,00 $ ».

Un remboursement au lecteur reste en attente tant que le client n'a pas présenté sa carte :

• La fiche de la commande l'affiche dans le résumé financier (« Remboursement en attente du lecteur »), avec Reprendre au lecteur pour le terminer quand le client revient.
• Il n'est pas compté comme remboursé, et la fenêtre « Rembourser » le signale.
• Le client est prévenu qu'il récupère ce montant au comptoir avec sa carte.

Si le lecteur est occupé, l'écran nomme la commande qui l'occupe et propose Libérer le lecteur. Annuler une commande libère d'elle-même le paiement qui l'attendait au lecteur.

À l'annulation d'une commande payée, le remboursement est obligatoire et porte sur tout le montant encaissé — voir Modifications.

Tout remboursement est tracé : montant, note interne, et qui l'a approuvé.

La note interne est obligatoire et n'est jamais visible par le client — ni dans son application, ni sur son reçu. Écrivez-y ce que l'équipe doit savoir.

Reçus

Un reçu part au client à chaque paiement et à chaque remboursement, par le canal qu'il a choisi sur la commande (courriel, SMS). Une copie peut être renvoyée manuellement depuis la fiche.

Le reçu d'un paiement comptant arrondi détaille le paiement comme le reçu papier :

L'objet du courriel cite le total exact. Sans arrondi, ou pour un paiement par carte, le reçu annonce simplement le montant.

Le reçu d'un remboursement comptant arrondi suit la même forme : montant remboursé (13,33 $), arrondi comptant (+0,02 $), argent rendu (13,35 $). Son objet cite le montant exact remboursé.

Le reçu papier remis au comptoir et le reçu PDF envoyé par courriel disent la même chose :

Une commande réglée entièrement en crédits a quand même son reçu, à 0,00 $ — déposée au comptoir, son reçu PDF part avec le courriel de dépôt. Une commande non réglée porte en plus le bloc noir NON-PAYÉ — il s'adresse au commis qui remet les vêtements.

Le reçu papier annonce aussi la date de remise — l'heure du retrait en boutique, ou le jour et le créneau de livraison. Le reçu PDF porte deux dates : celle de la commande et celle de l'émission (le paiement), qui diffèrent quand le client paie au retrait.

Pourboires

• Destinés aux livreurs — donc offerts uniquement sur une commande livrée par un livreur, qu'elle ait été passée en ligne ou déposée au comptoir. Une commande récupérée en boutique n'en propose aucun : il n'y a personne à remercier.
• La demande part automatiquement dès que le livreur confirme la livraison.
• Fenêtre de 24 h (paramétrable), comptée depuis le passage du livreur — pas depuis le moment où le comptoir clôture la commande.
• Suggestions 10 %, 15 %, 20 % + montant libre. Minimum 1 $, aucun maximum — les trois suggestions sont de vrais pourcentages du total, quelle que soit la taille de la commande.
• Un seul pourboire par commande.
• S'il y a eu deux livreurs (un pour la collecte, un pour la livraison), le montant est partagé entre eux. Le partage est calculé par le système, jamais saisi.