Alertes internes

Les alertes internes préviennent l'équipe d'un événement à traiter. Chaque règle se configure dans Paramètres → Messagerie → Alertes.

Réglages par alerte

Sur l'environnement d'essai, le SMS d'une alerte est soumis à la même liste blanche d'envoi que les messages clients : un employé dont le numéro n'y figure pas ne reçoit rien. La notification dans l'application, elle, part toujours.

Le téléphone des destinataires

Le numéro se saisit dans Paramètres → Magasins → Gestion des employés, en tête de la fiche de l'employé. Un administrateur le remplit pour les rôles qu'il gère et pour lui-même ; le numéro d'un autre administrateur ou d'un super-administrateur se remplit par un super-administrateur.

La liste des employés signale chaque destinataire (superviseur et au-dessus) sans numéro, ou dont le numéro est hors liste blanche, et compte ceux qui sont dans ce cas. Le même compteur figure en tête de Paramètres → Messagerie → Alertes.

Le journal

Paramètres → Messagerie → Alertes se termine par le journal des alertes émises, réservé au super-administrateur. Pour chacune : la date, le nombre de destinataires, et le sort de ses SMS.

Le bouton Tester n'écrit rien dans le journal.

Ouvrir une alerte

Les alertes s'empilent dans la cloche, en haut à droite de l'écran. Une icône dit la famille (argent, camion, message, capacité) et l'heure dit depuis quand elle attend.

La plupart des alertes s'ouvrent : un chevron sur la droite le signale, et le clic mène directement à l'écran où le problème se règle.

Le nombre sur la cloche

Le nombre rouge compte les alertes arrivées depuis la dernière ouverture. Ouvrir la cloche le ramène à zéro — tout ce qu'elle contient est alors considéré comme vu.

Celles que ce nombre annonçait portent un point à côté de leur icône, et elles sont en tête de liste. Le point tient le temps de la consultation ; il disparaît quand la fenêtre se ferme.

Les alertes

Production

« Sac à compter sur une journée pleine » : un client a choisi On comptera à la collecte pour une date de livraison où la limite de production de ce service est déjà atteinte. La commande est créée quand même, puisque le sac ne compte pour rien tant qu'il n'est pas compté. Il faut le prévoir à l'atelier, ou appeler le client pour décaler la date.

Paiements

« Paiement échoué » porte aussi le titre Débit à vérifier : un débit automatique (commande en ligne à « Prête », frais de passage manqué) dont la banque n'a pas confirmé l'issue. La carte a peut-être été débitée — et, pour un frais de passage, sans que le client en soit averti.

Elle porte trois autres titres :

• Débit non tenté — le débit d'une commande à « Prête » n'a pas pu partir, le fournisseur de paiement ne répondant pas. Aucun débit automatique n'est parti : la commande reste « Prête », à encaisser au comptoir avant la remise.
• Paiement peut-être déjà fait — le débit à « Prête » n'est pas parti parce que le paiement ouvert dans l'application n'a pas pu être annulé : le client est peut-être en train de payer, ou vient de payer. Vérifier le paiement avant d'encaisser au comptoir, sinon le client paie deux fois.
• Paiements carte en attente à vérifier — une fois par jour, les paiements carte restés en attente depuis plus de 24 h que le système n'a pas pu régler seul (paiement encore ouvert sur une commande en cours, état inconnu). Ceux d'une commande terminée ou déjà abandonnés se ferment d'eux-mêmes.

« Libération de carte échouée » signale qu'une carte qui n'était plus nécessaire n'a pas pu être retirée. Le client ne s'en aperçoit pas, et rien n'est débité ; c'est une anomalie à reprendre avec le fournisseur de paiement. Une seule alerte par jour, quel que soit le nombre de cartes.

« Carte d'abonnement désynchronisée » : la carte d'un abonnement a bien été déplacée chez le fournisseur de paiement, mais le système n'a pas réussi à noter laquelle. En principe, rien à faire — la carte repasse à « inconnue » et se relit à la prochaine consultation de la fiche. L'alerte dit dans son texte si la réparation a eu lieu ; dans le cas contraire, elle demande de corriger la fiche à la main. Elle se lit aux heures de bureau ; ce qu'elle signale vraiment, c'est une répétition.

« Double encaissement possible » porte aussi le titre Montant débité différent : la carte a payé un autre montant que celui attendu. Le paiement enregistre le montant réellement débité ; l'alerte nomme les deux, pour rembourser l'excédent ou encaisser le manque. Elle porte aussi le titre Encaissé sur une commande annulée : le client a payé (application ou lecteur) pendant l'annulation. Rien n'est remboursé automatiquement — rembourser le client depuis la fiche.

Livraison

« Envoi en échec au verrouillage d'une tournée » : la tournée est partie, ou un stop vient d'y être ajouté, mais un client n'a pas reçu son message de départ ou son avis de retard. L'alerte donne les numéros de commande : c'est au comptoir de le prévenir.

« Collecte récurrente non générée » : la plage réservée par une collecte récurrente n'est plus offerte ce jour-là. Le client a été prévenu qu'on ne passerait pas ; la série est à reconfigurer sur sa fiche. Une alerte par client touché — une plage retirée peut en toucher vingt, et une alerte unique en cacherait dix-neuf.

« Collecte récurrente en dépassement » : la commande a été créée sur une plage déjà pleine, ou au-delà d'une limite de production. Rien ne brûle — la place était réservée à la configuration de la série ; l'arrêt se réaffecte en composant la tournée.

Messagerie

« Envoi de notification en échec » : un message n'est pas parti, par exemple un numéro refusé par le fournisseur. Quand le message concerne une commande, l'alerte donne son numéro et mène à sa fiche : c'est au comptoir de prévenir le client. L'anti-répétition vaut alors par commande : deux commandes refusées dans la même demi-heure donnent deux alertes, et une panne du fournisseur en donne une par commande. Elle part à tous les superviseurs et administrateurs, quel que soit le magasin. Le détail de l'erreur reste sur le message : l'alerte ne cite ni téléphone ni nom de client.

Autres

Tâches automatiques

Une tâche en échec déclenche l'alerte « Tâche planifiée en échec ».

Un message encore en attente 24 h après sa création n'est plus envoyé : il passe en échec, et l'alerte « Envoi de notification en échec » le signale. À l'équipe de juger s'il vaut encore la peine d'être renvoyé.

Le SMS d'une alerte est coupé au-delà de 320 caractères. Le texte complet reste dans la notification du poste.